社内ナレッジ共有に最適なツールは？｜3候補の比較検討メモ

お手伝いしているB社で、社内の情報共有やナレッジ共有に課題があり。これを解決するための社内ポータル的な共有ツールの導入を検討中なのでメモ。

前提となる課題感や要望

B社のチーム構成は大きく「コンサルチーム」と「サポートチーム」に分かれている。

• コンサルチーム：新規セールス、要件定義、継続フォロー
• サポートチーム：クライアントのサイト開発、運用、テック周り

問題は「2チームがお互い何をやっているかわからない」ということ。特にサポート側から「コンサルが何やってるのかわからない」「プロジェクトの進捗が見えない」という不満が大きい。

サポートチームのニーズ

ヒアリングの結果、以下の課題が判明。

1. 小さめプロジェクトの要件や進捗がわからない
2. 大きめプロジェクトの概要や進捗がわからない
3. 各種定例の情報がわからない（議事録が読みたい）
4. 運用マニュアルや作業テンプレートがない

要はコンサルの動きが把握できていないということだ。

必要な解決策

大きく分けて2つの機能が必要になる。

• 社内向けの情報共有 → 社内ポータル
• 案件および議事録の管理 → 案件管理wiki

各ツールの検討

1. Googleサイト

メリット：

• すでにGmail、Googleドライブを使っており導入ハードルが低い
• 無料で作成可能
• 他のGoogleサービスとの連携がスムーズ
• 共同編集が可能
• 階層で整理可能、wikiページも作成可能

デメリット：

• 凝ったデザインはできない
• 古くさい印象がある

2. Backlogのwiki

メリット：

• すでにタスク管理で導入済み
• プロジェクトとの紐付きが明確
• 案件管理や議事録の格納に便利

デメリット：

• プロジェクトごとの管理のため横断利用が難しい
• wikiなので階層を作りづらい
• カスタマイズしづらい
• メインプロジェクト内に複数クライアントがある場合、管理がしづらい

3. Notion

メリット：

• カスタマイズ性と自由度が高い
• 社内ポータルも議事録管理も対応可能
• データベース機能で必要情報の検索も容易
• UIが洗練されている

デメリット：

• ITリテラシーが低い人には使い方に慣れが必要
• 何でもできすぎて途方に暮れることも
• 新規アカウントが必要で運用管理面がやや煩雑

次のステップ

個人的には新しいツール好きということもあるので、使いこなせば便利なNotionを推したい。ただ、すでに社内で使っているGoogleベースのGoogleサイトで導入コストを下げる選択肢も重要になりそう。

まずは、NotionとGoogleサイト両方でサンプルページを作って比較検討することに決定。

今日の気づき：社内ポータルや案件管理システムは、いくら良いツールを導入しても誰も使ってくれない状態になりがち。使いやすさと導入コストのバランスを見て、実際に使われるツールを選ぶことが何より重要。いつもそうだけど、現場への装着が最大のハードルなのだ。