お手伝いしている会社で、社内の情報共有やナレッジ共有に課題があって。これを解決するために、社内ポータル的な共有ツールを導入する必要があるという話になり。じゃあ、どういうツールを導入するかで悩み中というメモ。
前提となる課題感や要望
現在、B社のチーム構成は、大きくコンサルチームとサポートチームに大別される。
コンサルチームはいわゆる新規セールスから契約後の要件定義、継続フォローを行い、サポートチームはクライアントのサイト開発、運用などテック周りのサポートを行っている。
今回はこの2チームがお互い何をやっているかわからないという問題提起から始まった。
特に大きい問題だったのが、サポート側からコンサルが何やってるのかわからない、プロジェクトの進捗が見えないという不満だった。そもそもコンサルからの情報共有が不足しているという問題はありながら、細かいところで齟齬がたくさんあったので、これは交通整理しないとなとなったわけだ。
サポートにヒアリングした結果、出てきた課題や要望は以下のとおり。
- 小さめプロジェクトの要件や進捗がわからない（プロジェクトの概要や進捗、議事録が読みたい
- 大きめプロジェクトの概要や進捗がわからない（プロジェクトの概要や進捗、議事録が読みたい
- 各種定例の情報がわからない（各チームの定例の議事録が読みたい
- 運用マニュアルや作業テンプレートがない（必要な資料の置き場所が知りたい果
なるほど。要はまったくコンサルの動きが見えてない把握できていないってことだなと。さて、これらの課題、要望をまるっと解決してくれるツール、運用はあるのだろうか。いろいろ検討してみた。
今回は大きく、以下2つの解決策が必要そう。
- 社内向けの情報共有 ･･･ 社内ポータル
- 案件および議事録の管理 ･･･ 案件管理wiki
以前から、社内ポータルの必要性は感じていたので、ひとまず社内ポータルの検討という側面から今回の課題を解決するべく、いろいろと調べてみたところ、候補となったのがすでに利用しているGoogleの「Googleサイト」、そして「Backlog（wiki）」、さらに未利用ではあるものの「Notion」だった。
まず、Googleサイト
これはすでにGoogleメールや、Googleドライブでファイル管理を行っているので、利用に当たってのハードルは低いなと。社内ポータルサイトという位置づけからも、サイトを作るというオペレーションはイメージ沸きやすいし。
さらに無料で作成できるし、他のGoogleサービスとの連携もスムーズ。もちろん、共同編集もできる。肝心の案件管理も階層で整理できそうだし、wikiページも作れるみたい。デメリットはあまり凝ったデザインはできないことだけど、そこまで凝らないので必要十分。
個人的には、Googleの連携と導入ハードルの低さは魅力だけど、いまいちなデザインや、単なるサイトでしょってところが、どうにも古くさいのが気になってしまうｗ
次に、Backlogのwiki
すでにタスク管理で導入済みのBacklogのwikiページの活用は、あくまでプロジェクトにぶら下がっているwikiなので、社内ポータルとしては使いづらそう。反面、プロジェクトの紐付きは明確なので案件管理や議事録の格納は便利に使えそう。
ただ、Backlogなのでプロジェクトごとの管理となるため、プロジェクト横断では使いづらいのと、wikiなのであまり階層を作れない。それこそカスタマイズしづらいのが悩ましい。
今、B社ではメインサービスのプロジェクトが一つあって、ここで案件管理をやりたいのだけど、複数の案件（クライアント）が含まれている使い方なので、クライアントごとの情報管理がしづらいところが最大の懸念。
最後に、Notion
個人的にもタスク管理やメモ帳として活用しているので使い勝手の良さは重々承知しているnotion。何でもできちゃうカスタマイズ性と自由度の高さがNotionの特徴なので、社内ポータルも作れるし、議事録管理もできるよねと。データベース機能を使えば検索など必要な情報も取り出しやすい。
Notionの懸念としては、ITリテラシーが低い人だとやや使い方に慣れる必要があるのと、とにかく何でもできちゃうゆえに使い方がわからなくなり途方に暮れがちというところ。
あとは新しいツールになるので、アカウントが必要になるなど、運用管理の面でやや煩雑にはなってしまうかな。とはいえ、機能的にも要件を満たすし、UIは洗練されてるので、個人的にはnotionに挑戦したいところ。
まとめ
こうなってくると、個人的には新しいツールが好きなことと、使いこなせばより便利に使えるだろう、Notionを選びたいところ。一方で、すでに社内で使っているGoogleをベースに、Googleサイトで導入コストを下げるのも重要なところでもある。Backlogは今回の要件にはちょっと合致しないかなー。
というわけで、ものは試し。行動あるのみということで、NotionとGoogleサイトを両方使って、サンプル的な仮のページを作ってみることにしよう。そのうえで、どちらが良いのか判断したいなと。
重要なのは、社内ポータルにしろ案件管理にしろ、必死に準備してツールを導入したのに誰も使ってくれない状態を回避することだと思うので。その観点をクリアできるツールがどっちなのか、しっかり検証したい。
