契約期間が異なる複数契約をSalesforceでどう管理するか。相談した結果をメモしておく。
事例
- 契約A：サンプル商品1（2022/07/01〜2023/06/30）
- 契約B：サンプル商品2（2022/10/01〜2023/09/30）
結論
契約期間が異なる場合は契約レコードを別で作成する必要あり。取引先情報で複数の契約をまとめるのが正解。「納入商品」も個別に作成するべし。
手順
契約Aがある前提で、以下。
- 対象企業の取引先ページを開く
- 契約から契約Bを新規作成
- 契約Bに紐づく商品を新規作成（作成済みの契約を紐付け）
運用上の注意点
B社のSalesforceでは取引先ページに「契約状況」項目を追加してて、「新規/継続/終了」といったステータスを設定できるようにしてる。この情報をもって継続中の社数などをレポート作成してる。
契約が複数ある場合は両方の契約情報を参照しながら運用する必要がある。
- 契約Aが終了しても契約Bが残っていれば「継続」のまま
- 両方終了したらそこで「終了」に変更
課題
契約情報を手動で確認して設定してくのはかなり煩雑だし抜け漏れが懸念。
担当者いわく「こういった作業を手動ではなく自動化することにSalesforceの意義がある」とのこと。ゆくゆくは自動化を目指してフローを作成していく必要がありそう。
ただフローは有料だし作業も手強そうなので今すぐどうこうにはならない。悩ましいところだ。
今日の気づき
Salesforceの契約管理は想像以上に複雑だな。複数契約を持つ企業が増えてくると、手動運用の限界がすぐに見えてくる。
自動化の重要性は理解できるけど、フローの構築には時間とコストがかかる。まずは手動運用でデータを蓄積しながら、自動化すべき部分を見極めていくのが現実的かも。
Salesforceの奥深さを改めて実感した。システムがどんなに優秀でも、運用ルールをしっかり決めないと結局は手間が増えるだけ。設計段階での検討が大事だなと。
