またリモート会議をすっぽかしてしまった。それも私が主催で、私が作成したワイヤーを確認する会議だったのに…。
先日も別の会議をすっぽかしてて、さすがにこれは緊急事態だぞと。フリーランスとしてあるまじき事象。ゆえに猛省しながら原因と再発防止策を考えてみた。
すっぽかしの経緯
だいたいの流れはこんな感じ。
- 朝、メインのGoogleカレンダーを確認
- 11時から歯医者の予定とD社の予定が重複してるのに気づく
- D社の会議は「予定あり」で詳細までは確認せず
- 隔週で任意参加の会議かなと思い込みスルー
- 11時からは歯医者で問題なしと判断して歯医者へ
- 歯医者で治療中に会社からの電話ですっぽかしを知る
- 治療後に会社に電話して平謝り
あらためて書き出すと、突っ込みどころが満載で萎える…。
根本の問題は2つ
経緯から導き出される問題をまとめると、以下2点に集約される。
1）予定の重複問題：これは単なる確認漏れ。メインのGoogleカレンダーに歯医者の予定を入れてなかったという凡ミス。だから後からD社の会議の予定を入れたときに重複に気づくわけもなく。個人的な予定でも業務時間内なら漏れなく入力すべきだった。
2）思い込みスルー問題：これがやっかい。今、仕事の予定は3つのGoogleカレンダーで管理してる。
- メインアカウントのGoogleカレンダー
- D社アカウントのGoogleカレンダー
- J社アカウントのGoogleカレンダー
複数会社の予定を統合するため、各会社のカレンダーはメインのカレンダーに共有設定してある。これで、メインのカレンダーですべての予定が把握できる状態になっている。
ただ、問題なのは共有された予定は、すべて「予定あり」としか表示されないこと。どんな会議なのか詳細を確認するには、それぞれのカレンダーを開く必要がある。
これ、各社のセキュリティ上、「予定の表示（時間枠のみ、詳細は非表示）」しか選択できない。ゆえにメインのカレンダーでは予定の中身が見えない。これが辛い。
解決策：デジタル×リアルの併用
「明日から頑張る！」みたいな精神論じゃダメ。具体的な対策が重要。
結論としては、Googleカレンダーに入力すると同時に、リアルのカレンダーにも予定を書き込むことにした。デジタル×リアルの併用だ。
仕事デスク横の紙のカレンダーに記載する。手帳は使わないので、カレンダーでやる。予定変更にも対応できるよう、マーカーで書いたり消したりできるカレンダーがベスト。
というわけで、2023年のカレンダーは壁掛けの「ほぼ日カレンダー」に決定。早速、Amazonでカートに追加した。
今日の気づき
リモートワークになって、会議の存在感が薄くなってる気がする。オフィスにいれば物理的に会議室に向かう人を見たり、準備してる様子が目に入ったりするけど、自宅だとそれがない。
複数のクライアントを掛け持ちしてると、カレンダー管理の複雑さが増す。セキュリティ上の制約もあって、理想的な統合管理は難しい。だからこそ、アナログな方法との併用が有効だと思った。
デジタルツールに頼りすぎず、物理的な確認手段も持っておく。基本的なことだけど、大事なことだ。これで再発防止は間違いない…はず。
